東京オフィスリンク株式会社（以下「当社」といいます。）は、会議室予約・運営その他当社が提供するサービス（以下「本サービス」といいます。）において取得する個人情報の保護を重要な責務と認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関連法令・ガイドラインを遵守し、以下のとおりプライバシーポリシーを定めます。
1. 事業者情報・基本方針
事業者の名称は、東京オフィスリンク株式会社です。
所在地：東京都港区芝大門2-11-8
メールアドレス：[email protected]
電話番号：+81 3 6432 8795
当社は、会議室の予約受付、施設管理、利用者対応、請求・決済、問い合わせ対応、マーケティング活動等に関連して取得する個人情報を、適正かつ公正な手段により取得し、利用目的の範囲内で取り扱います。
2. 取得する情報および取扱い
当社は、本サービスの提供・運営のため、以下の情報を取得することがあります。
- 氏名、会社名、部署名、役職名
- 住所、電話番号、メールアドレス
- 予約日時、利用人数、利用施設、利用履歴
- 請求先情報、決済情報、取引情報
- お問い合わせ内容、アンケート回答、評価・レビュー
- ウェブサイトの閲覧情報、IPアドレス、Cookie、端末情報、アクセスログ、位置情報に関する情報
- 防犯カメラ映像その他、施設の安全管理のために必要な情報
当社は、適法かつ公正な手段により個人情報を取得し、偽りその他不正の手段により取得することはありません。また、個人情報を取得する際には、利用目的をできる限り特定し、必要な範囲に限定します。
3. 個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を、以下の目的で利用します。
- 会議室の予約受付、確認、変更、キャンセル対応のため
- 本サービスの提供、運営、保守、改善のため
- 本人確認、利用資格確認、不正利用防止のため
- 料金請求、決済処理、返金処理、会計・税務処理のため
- お問い合わせ、苦情、トラブル、事故対応のため
- 利用状況の分析、統計資料作成、サービス改善のため
- キャンペーン、イベント、ニュースレター等のご案内のため
- 施設内の安全確保、防犯、事故防止、緊急時対応のため
- 法令遵守、権利保護、紛争対応のため
- 上記に付随する業務の遂行のため
当社は、利用目的を変更する場合、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行いません。
4. 個人情報の利用の法的根拠
当社は、日本法に基づき、個人情報を適法に取り扱います。主な取扱いの根拠は以下のとおりです。
- 本サービスの提供および契約の履行に必要な場合
- 法令上の義務を履行するために必要な場合
- 当社または第三者の正当な利益を保護するために必要な場合
- 本人の同意を得た場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
なお、要配慮個人情報を取得する必要がある場合には、法令に従い適切に同意を取得し、慎重に取り扱います。
5. 個人情報の第三者提供および委託
当社は、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
- 国の機関等に協力する必要があり、本人の同意取得により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
当社は、業務遂行上必要な範囲で、決済事業者、システム運営事業者、メール配信事業者、クラウドサービス事業者、会計・税務事業者、清掃・警備等の委託先に個人情報の取扱いを委託することがあります。この場合、当社は委託先を適切に選定し、秘密保持、再委託の管理、安全管理措置、事故時対応等について必要かつ適切な監督を行います。
6. 外国にある第三者への提供・国外移転
当社は、クラウドサービス、メール配信、アクセス解析、決済、データバックアップ等の利用に伴い、個人データを外国にある第三者に移転する場合があります。
その場合、当社は、個人情報保護法その他適用法令に従い、移転先国の個人情報保護制度、移転先の第三者が講ずる保護措置、その他必要な情報を確認し、適切な管理措置を講じます。本人の同意が必要な場合には、必要な情報を提供したうえで同意を取得します。
7. 個人情報の保存期間
当社は、利用目的の達成に必要な期間、または法令で定められた期間、個人情報を保存します。保存期間は、個人情報の種類、利用目的、契約関係、法令上の保存義務、紛争解決の必要性等を考慮して決定します。
保存期間経過後、または利用目的達成後は、法令に基づく保存義務がある場合を除き、遅滞なく適切な方法で消去、廃棄または匿名化します。
8. ご本人の権利
ご本人は、個人情報保護法その他適用法令に基づき、当社に対して以下の請求を行うことができます。
- 保有個人データの利用目的の通知
- 保有個人データの開示
- 保有個人データの内容の訂正、追加または削除
- 保有個人データの利用停止、消去
- 保有個人データの第三者提供の停止
- データポータビリティに関する情報の提供を求めること（法令上認められる範囲に限ります）
- 当社の正当な利益に基づく処理に対する異議を述べること（法令上認められる範囲に限ります）
これらの請求を希望される場合は、後記「12. お問い合わせ先」までご連絡ください。本人確認を行ったうえで、法令に従い適切に対応します。なお、請求内容によっては、法令上の要件や例外により対応できない場合があります。
9. 同意の撤回
当社が、個人情報の取扱いについて本人の同意を根拠としている場合、ご本人はいつでもその同意を撤回できます。撤回を希望される場合は、後記「12. お問い合わせ先」までご連絡ください。
同意の撤回は、撤回前に行われた取扱いの適法性には影響しません。また、同意の撤回により、本サービスの全部または一部をご利用いただけなくなる場合があります。
10. 苦情申立て等
当社による個人情報の取扱いに関してご不明点、ご意見、ご苦情がある場合は、後記「12. お問い合わせ先」までご連絡ください。当社は、迅速かつ誠実に対応します。
また、個人情報保護法に基づく所定の権利行使に関する対応にご不満がある場合、個人情報保護委員会その他の適切な監督機関に相談・苦情申立てを行うことができます。
11. 安全管理措置
当社は、個人データの漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん、不正利用等を防止し、適切に管理するため、以下を含む必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
- 個人情報保護に関する社内規程の整備
- 従業員への教育・監督
- アクセス権限の管理、認証管理、パスワード管理
- 通信および保存データの暗号化等の技術的対策
- 委託先の監督および契約管理
- 入退室管理、施錠管理、盗難防止等の物理的対策
- 事故発生時の報告・対応体制の整備
万が一、個人データの漏えい等が発生した場合またはそのおそれがある場合、当社は法令に従い、必要な報告、本人通知、再発防止策の実施を行います。
12. お問い合わせ先
個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、開示等のご請求、苦情、同意撤回その他のご相談は、以下までご連絡ください。
東京オフィスリンク株式会社
住所：東京都港区芝大門2-11-8
メールアドレス：[email protected]
電話番号：+81 3 6432 8795
13. プライバシーポリシーの変更
当社は、法令の改正、事業内容の変更、サービスの改善その他必要に応じて、本プライバシーポリシーを変更することがあります。変更後の内容は、当社ウェブサイト（trunflym.pro）上への掲載その他当社が適切と判断する方法により周知し、掲載時または別途定める効力発生日より適用されます。
本プライバシーポリシーに定めのない事項については、個人情報保護法その他関係法令の定めに従います。